Echtzeit-Einblick in die Arbeit Ihres Auftragnehmers
Jeroen verwaltet die Grünflächen einer mittelgroßen Kommune. Sein Baumbestand umfasst 14.600 Exemplare. Der Inspektionszyklus ist an einen Auftragnehmer vergeben. Aber sobald die Arbeit beginnt, beginnt auch die Unsicherheit.
Die Situation
Jeden Frühling startet der VTA-Kontrollzyklus. Der Auftragnehmer bekommt eine Liste, fährt ins Feld, und dann wird es still. Jeroen weiß, dass gearbeitet wird — aber wo genau? Wie viel ist erledigt? Liegen sie im Zeitplan?
Die Antwort kommt erst, wenn er anruft. Oder wenn eine Excel-Datei eintrifft, manchmal Wochen später. In der Zwischenzeit häufen sich die Fragen: vom Beigeordneten, von Bürgern, von Kollegen. Und alles, was Jeroen sagen kann, ist: 'Ich prüfe das.'
Die versteckten Kosten
Jeroen hatte es nie ausgerechnet, aber als er es tat, erschrak er. Allein die Koordination des Auftragnehmers kostete ihn erheblich Zeit:
Drei Wochen pro Jahr. Nicht für Baummanagement, sondern für Koordination.
Die Lösung
Seit letztem Jahr arbeiten Jeroen und sein Auftragnehmer im selben System. Der Auftragnehmer registriert Kontrollen direkt in IDA. Jeroen sieht die Ergebnisse im selben Moment eingehen.
Kein Excel mehr. Keine Telefonate für Statusupdates. Keine Diskussionen darüber, was getan wurde oder nicht.
Wenn der Beigeordnete fragt, wie es läuft, öffnet Jeroen das Dashboard. 'Wir sind bei 67%. Nord ist fertig, Zentrum läuft, Süd beginnt nächste Woche.' Ende des Gesprächs.
Der Unterschied
Es geht nicht um Kontrolle. Es geht um Vertrauen. Jeroen vertraut seinem Auftragnehmer. Aber jetzt kann er dieses Vertrauen auch belegen. Und der Auftragnehmer? Der muss nicht mehr berichten. Seine Arbeit spricht für sich — in Echtzeit, im System.
Die Ergebnisse
Nach einem Jahr Arbeit mit dem gemeinsamen System zählte Jeroen die Gewinne zusammen:
120 Stunden gespart
Zeit, die jetzt in echtes Baummanagement fließt.
Sofortige Antworten
Kein 'Ich melde mich' mehr.
Weniger Diskussion
Ein System, eine Wahrheit.
Bessere Zusammenarbeit
Der Auftragnehmer schätzt es auch.
“Früher fühlte ich mich blind, sobald der Auftragnehmer anfing. Jetzt sehe ich jeden Baum, der abgehakt wird. Das gibt Ruhe.”
Jeroen, Grünflächenverwalter
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