Baumpflege vergeben: Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer

Wie Gemeinde und Auftragnehmer bei der Baumpflege zusammenarbeiten

Viele Gemeinden vergeben die Baumpflege an einen Dienstleister. Die Gemeinde ist Auftraggeberin und bleibt Eigentümerin der Bäume. Der Auftragnehmer, meist ein Baumpflegebetrieb oder ein Betrieb des Garten- und Landschaftsbaus, führt die Arbeit aus: schneiden, fällen, pflanzen, wässern, und manchmal auch die Baumsicherheitskontrolle. Dieser Artikel beschreibt die Praxis in den Niederlanden, mit den Vertragsformen, die dort üblich sind.

Zwischen den beiden laufen drei Ströme. Der Auftrag geht von der Gemeinde zum Auftragnehmer: welche Bäume, welche Arbeit, bis wann. Die Rückmeldung geht in die andere Richtung: was pro Baum getan wurde, und was der Auftragnehmer draußen anders vorfand, als das Baumkataster sagte. Und die Abrechnung folgt aus beiden: Bezahlt wird, was beauftragt und nachweisbar ausgeführt wurde.

Die Zusammenarbeit ist gut, wenn alle drei dieselben Bäume betreffen, im selben Kataster. Sie läuft zäh, wenn der Auftrag eine Karte ist, die Rückmeldung eine Tabelle und die Abrechnung eine dritte Liste. Dann verbringen Sie mehr Zeit damit, Listen nebeneinanderzulegen, als mit den Bäumen. In IDA Bomen stehen der Auftrag, die Rückmeldung und die Kosten nach dem Leistungsverzeichnis beim selben Baum.

Was Sie im Leistungsverzeichnis festlegen

Die Vereinbarungen stehen in einem Leistungsverzeichnis oder einer Rahmenvereinbarung. In der niederländischen Grünbranche ist das oft ein RAW-bestek, das niederländische Standard-Leistungsverzeichnis, vergleichbar mit einer Ausschreibung nach Leistungsverzeichnis in Deutschland. Die RAW-Systematik (niederländisch) stammt von CROW, der niederländischen Wissensplattform für Infrastruktur und öffentlichen Raum, und liefert Standardtexte und Bestimmungen für Verträge im Erd-, Straßen- und Wasserbau. Der Grundsatz: Der Auftraggeber beschreibt, was geschehen muss, wo und unter welchen Bedingungen, und der Auftragnehmer bestimmt, wie. IDA liest Ihr RAW-bestek ein, mit Positionen und Preisen. Die Preise, nach denen Sie abrechnen, stehen damit neben den Bäumen, um die es geht.

Leistungspositionen

Die Arbeit, aufgeteilt in Positionen mit einer Einheit, einer Menge und einem Preis. Bei Bäumen zum Beispiel Erziehungsschnitt je Höhenklasse, pro Stück.

Mengen

Wie viele Bäume je Position. Diese Zahlen kommen aus Ihrem Baumkataster und sind also so gut wie dieses Kataster.

Qualitätsanforderungen

Was die Arbeit erfüllen muss. Viele niederländische Leistungsverzeichnisse verweisen dafür auf das Handboek Bomen, das Regelwerk des Norminstituut Bomen für Baumpflege und Baumkontrolle.

Überwachung und Abnahme

Wie die Gemeinde die Arbeit kontrolliert, was bei einem Mangel geschieht und wann ein Teilauftrag fertig ist.

Daten

Was der Auftragnehmer pro Baum festhält, in welchem System oder Format, wann er es liefert und wem die Daten gehören. Dieser Teil fehlt nicht selten.

Es gibt zwei Hauptformen. Bei einem Leistungsverzeichnis nach Häufigkeit oder je Maßnahme schreibt die Gemeinde vor, welcher Baum welche Behandlung erhält. Bei einem beeldbestek, einem Vertrag nach Qualitätsbild, vereinbaren Sie ein Qualitätsniveau, und der Auftragnehmer bestimmt selbst, was dafür nötig ist. Bei dieser zweiten Form wiegt die Rückmeldung noch schwerer. Die Gemeinde hat die Arbeit nicht vorgeschrieben, muss aber pro Baum zeigen können, was daran getan wurde.

Mehr über diese Verantwortung, die der Verkehrssicherungspflicht in Deutschland ähnelt, lesen Sie im Artikel über die Sorgfaltspflicht für Bäume. Wie eine vergebene Kontrollrunde läuft, wenn die Baumkontrolleure in Ihrem Baumkataster arbeiten, lesen Sie im Praxisszenario Baumkontrolle vergeben.

Vom Auftrag bis zur Abnahme

1. Auftrag zusammenstellen

   Die Baumverwaltung wählt die Bäume: ein Viertel, ein Straßenabschnitt oder alle Bäume mit einer bestimmten Empfehlung aus der letzten Kontrolle. Zu jedem Baum gehört die Arbeit, die an ihm zu tun ist.

2. Übergeben

   Der Auftragnehmer bekommt die Bäume auf einer Karte, mit den Daten, die er braucht: Art, Höhenklasse, Schnittbild, Besonderheiten. Nicht das ganze Kataster, aber alles zu seinem Auftrag.

3. Ausführen und festhalten

   Der Trupp hält pro Baum fest, was getan wurde, am Baum selbst. Geht ein Baum noch nicht, weil eine Genehmigung fehlt oder ein Nest darin ist, dann bekommt er einen Status, statt stillschweigend übrig zu bleiben.

4. Abweichungen melden

   Stimmt das Kataster nicht mit dem überein, was dort steht, meldet der Auftragnehmer das mit einem Foto: eine andere Höhenklasse, ein Mangel, der nicht darin stand, ein Baum, der weg ist.

5. Prüfen

   Die Bauüberwachung beurteilt die Arbeit draußen, die Baumverwaltung beurteilt die Meldungen. Was freigegeben wird, kommt ins Baumkataster.

6. Abrechnen

   Die Abrechnung folgt aus dem, was pro Baum festgehalten wurde, zu den Preisen aus dem Leistungsverzeichnis.

Wo es reibt

Viele Diskussionen zwischen Gemeinde und Auftragnehmer drehen sich nicht um die Qualität des Schnitts. Sie drehen sich um Daten.

• Das Kataster stimmt nicht mit draußen überein. Der Baum steht in der Klasse bis 6 Meter, ist inzwischen aber 9 Meter hoch und fällt damit in eine teurere Position. Ohne festen Weg, das zu melden und zu beurteilen, wird es eine Diskussion im Nachhinein, über Hunderte Bäume zugleich.
• Die Rückmeldung kommt spät, in einem eigenen Format. Eine Tabelle am Ende der Saison. Jemand muss sie abtippen, und bis dahin ist Ihr Kataster nicht aktuell.
• Niemand weiß, wie weit die Arbeit ist. Die Baumverwaltung ruft an, um nach dem Fortschritt zu fragen, die Bauleitung muss beim Trupp nachfragen.
• Ausgelassene Bäume verschwinden. Der Baum, in dem im März ein Nest war, steht im Oktober immer noch ungeschnitten da, und niemand hat ihn auf einer Liste.
• Die Bauüberwachung läuft ohne Daten. Sie sieht einen geschnittenen Baum, aber nicht, was der Auftrag war.

Alle fünf haben dieselbe Ursache: Gemeinde und Auftragnehmer arbeiten jeder in der eigenen Verwaltung. Die Lösung ist nicht mehr Abstimmung, sondern ein Ort, an dem Auftrag, Ausführung und Beurteilung beim selben Baum stehen. In IDA ist das das Projekt: Der Trupp füllt am Baum aus, und eine Abweichung kommt mit Foto in Ihre Warteschlange.

Was der Auftragnehmer davon hat

Ein gemeinsames System klingt nach zusätzlicher Kontrolle des Auftragnehmers. In der Praxis bringt es auch ihm etwas. Er bekommt einen Auftrag, der stimmt, auf einer Karte, statt einer Liste mit Baumnummern. Er hält seine Arbeit einmal fest, und das ist sofort sein Nachweis, dass sie ausgeführt wurde, mit Datum und Foto. Und Mehrarbeit durch ein abweichendes Kataster meldet er in dem Moment, in dem er sie sieht, mit Beleg, statt sie Monate später nachweisen zu müssen.

Achten Sie bei der Wahl eines Systems darauf, dass der Auftragnehmer keine eigene Lizenz oder Installation braucht und dass seine Leute es ohne Schulung nutzen können. Weitere Fragen, die Sie stellen können, finden Sie im Artikel über Baummanagement-Software.

Zusammenarbeit in IDA

In IDA ist ein Auftrag ein Projekt: eine Gruppe von Bäumen, ein Typ wie Schnitt, Fällung oder BVC, und das Formular, das der Trupp ausfüllt. Zugang geben Sie je Projekt, einer Person oder der ganzen Organisation des Auftragnehmers. Er sieht seine eigenen Projekte und sonst nichts von Ihrem Kataster.

Der Trupp arbeitet in einer Web-App auf Telefon oder Tablet, ohne Installation. Pro Baum füllt er das Formular aus, mit den vorherigen Werten bereits ausgefüllt und Fotos direkt von der Kamera. Ein Baum, der noch nicht geht, bekommt einen Status, etwa „Wacht op vergunning“ (wartet auf Genehmigung) oder „Uitstel broedseizoen“ (Aufschub wegen Brutzeit). Sie sehen den Fortschritt auf der Karte des Projekts: wie viele Bäume abgeschlossen sind, von wem, und wie viele Tage es noch dauert, wenn das Tempo so bleibt.

Stimmt das Kataster nicht, meldet der Auftragnehmer eine Abweichung, mit einem Belegfoto. Sie kommt in Ihre Warteschlange. Sie sehen das Foto, den alten und den neuen Wert nebeneinander, und wer es gemeldet hat. Geben Sie sie frei, kommt der neue Wert ins Kataster, mit der Meldung als Quelle.

Die Positionen aus dem eingelesenen Leistungsverzeichnis verknüpfen Sie mit Merkmalen des Baums, etwa Schnittart und Höhenklasse. Danach rechnet IDA für jeden Baum im Projekt aus, unter welche Position er fällt und was er kostet. Passt ein Baum zu keiner Position, sehen Sie das sofort, und nicht erst bei der Abrechnung. Eine freigegebene Abweichung rechnet sofort durch: Der Baum, der sich als 9 Meter hoch erwies, fällt von da an in die richtige Position. So sehen Sie die Mengen und Beträge, nach denen Sie abrechnen.

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