Wanneer een boom valt, telt elke minuut

Marieke van den Berg, groenbeheerder bij een middelgrote Limburgse gemeente, zag de foto's op haar telefoon terwijl ze nog in de auto zat. De boom lag dwars over het wegdek, de wortelkluit omhoog als een open wond. Ze kende die boom. Jaren geleden had ze 'm nog zelf geïnspecteerd.

Marieke beheert een bomenbestand van 23.000 stuks. Twee parttime buitendienstmedewerkers, een aannemer voor het grotere werk, en zijzelf voor alles wat daartussen valt: beleid, klachten, inspecties coördineren, bestuursvragen beantwoorden.

Om half elf belde de verzekeraar van de auto-eigenaar. De vraag was voorspelbaar, en Marieke had 'm al tientallen keren gehoord in haar carrière:

“Kunt u aantonen dat deze boom geïnspecteerd is? En dat de gemeente heeft gehandeld naar de bevindingen?”

Het is de vraag waar elke groenbeheerder van wakker ligt. Niet óf een boom een keer faalt — dat is statistisch onvermijdelijk bij tienduizenden bomen. Maar of je kunt laten zien dat je je werk hebt gedaan.

Drie jaar geleden was Marieke in dezelfde situatie beland. Een iep op een schoolplein, tak afgebroken, kind lichtgewond. De vraag kwam, en toen begon het zoeken.

De laatste inspectie zat in een Excel-bestand op de computer van haar voorganger. De foto's stonden ergens op een gedeelde schijf, maar niemand wist meer in welke map. De offerte voor de snoeibeurt die was uitgevoerd? Drie telefoontjes naar de aannemer en uiteindelijk een scan van een factuur. De notitie waarom de boom destijds niet was gekapt? Niemand wist het meer.

Het had haar vier dagen gekost om een dossier samen te stellen. Vier dagen waarin de wethouder drie keer belde. Vier dagen waarin ze niet wist of dat dossier de gemeente zou beschermen of juist zou beschadigen.

Uiteindelijk liep het goed af. Maar de smaak bleef hangen.

Twee jaar geleden besloot Marieke dat ze niet nog een keer in die situatie wilde belanden. Niet weer zoeken in archieven terwijl een jurist op antwoord wacht. Niet weer hopen dat een collega van vijf jaar geleden zijn foto's goed had opgeslagen.

Ze ging op zoek naar een manier om elke inspectie, elke snoeibeurt, elke beslissing vast te leggen op één plek. Niet als administratieve verplichting, maar als bescherming. Voor de gemeente, en eerlijk gezegd ook voor haarzelf.

Ze koos voor IDA. Niet omdat het de enige oplossing was, maar omdat het de eenvoudigste was. Haar buitendienstmedewerkers werkten na een middag uitleg al met de app. Elke boom kreeg een tijdlijn. Elke inspectie een foto en een conclusie. Elke beslissing een naam en een datum.

Terug naar die ochtend. Marieke zit achter haar bureau, de telefoon nog warm van het gesprek met de verzekeraar. Ze opent IDA, tikt het boomnummer in.

Beuk #4892. Lindenlaan 34.

Om drie uur belt de verzekeraar terug. Of ze nog één ding kan verduidelijken: wie heeft de beslissing genomen om de boom na de herbeoordeling te behouden?

Marieke scrollt naar de betreffende inspectie. "Dat was onze boomveiligheidscontroleur, de heer Janssen. Zijn BVC-certificering staat in het rapport. De beslissing is gebaseerd op de richtlijnen uit het Handboek Bomen."

Stilte aan de andere kant. "Dat is duidelijk. We laten het u weten als we nog iets nodig hebben."

De claim wordt drie weken later afgewezen. De gemeente had aantoonbaar voldaan aan haar zorgplicht.

Marieke werkt inmiddels drie jaar met het systeem. Ze denkt er niet meer zo vaak over na. Haar medewerkers registreren hun inspecties in het veld, de foto's staan automatisch bij de juiste boom, en als iemand vraagt waarom een bepaalde boom wel of niet is gesnoeid, is het antwoord een paar klikken verwijderd.

Laatst vroeg een raadslid tijdens een commissievergadering hoeveel bomen er het afgelopen jaar waren gekapt en waarom. Vroeger was dat een vraag waar een halve dag werk in zat. Nu deelde ze haar scherm, filterde op "verwijderd" en "2024", en scrollde door de lijst. Elke boom met een reden, een foto, en een goedkeuring.

Om kwart over vijf doet Marieke haar laptop dicht. De Lindenlaan is opgeruimd, de verzekeraar heeft wat hij nodig heeft, en morgen komt er een nieuwe boom.

Ze denkt even aan haar voorganger, die het allemaal in Excel bijhield en foto's op een harde schijf bewaarde. Die deed ook zijn best. Iedereen deed zijn best. Het was gewoon nooit genoeg als het erop aankwam.

Nu is het genoeg.