Baumkontrolle extern vergeben: die Runde im Blick

Die Lage: Die Runde läuft, und Sie wissen nicht, wie weit

Sie haben die BVC vergeben (boomveiligheidscontrole, die niederländische Baumkontrolle). Das baumtechnische Büro oder der Betrieb des Garten- und Landschaftsbaus hat den Auftrag, die Baumkontrolleure haben begonnen, und danach wird es still. Sie wissen, dass gearbeitet wird. Sie wissen nicht, wo, wie viele Bäume erledigt sind oder ob die Runde im Plan liegt.

Die Antwort kommt, wenn Sie anrufen, oder wenn eine Zwischendatei eintrifft, manchmal Wochen später und in einem eigenen Format. Inzwischen fragt die Verwaltungsspitze, wie es steht, ein Anwohner meldet einen Ast über dem Radweg, und ein Kollege will wissen, ob sein Viertel schon dran war. Sie sagen, dass Sie nachfragen.

Das liegt nicht am Auftragnehmer. Es liegt an der Form: Er arbeitet in seinem System, Sie in Ihrem, und dazwischen liegt eine Lieferung am Ende. In IDA Bomen arbeiten die Baumkontrolleure Ihres Auftragnehmers in Ihrem Baumkataster, und Sie sehen jeden kontrollierten Baum in dem Moment, in dem er festgehalten ist.

Baumkontrolle extern vergeben: was Sie abgeben und was nicht

Eine Baumsicherheitskontrolle, in der niederländischen Praxis auch noch oft VTA-Kontrolle (Visual Tree Assessment) oder boominspectie (Bauminspektion) genannt, können Sie gut von einem spezialisierten Büro ausführen lassen. Die Baumkontrolleure sind ausgebildet, sie gehen das ganze Jahr Runden, und Ihr eigenes Team behält Zeit für die Verwaltung der Bäume.

Die Verantwortung vergeben Sie nicht mit. Die Gemeinde bleibt Eigentümerin der Bäume, und die Sorgfaltspflicht (niederländisch zorgplicht), vergleichbar mit der Verkehrssicherungspflicht in Deutschland, bleibt beim Eigentümer. Das bedeutet, dass Sie wissen müssen, was gefunden wurde, und dass Sie damit arbeiten müssen. Ein Risicoboom, ein Baum, bei dem Eingreifen nötig ist, der im März festgestellt wurde und im Juni bei Ihnen ankommt, stand drei Monate, ohne dass jemand, der dafür zuständig ist, es wusste.

Mehr über Leistungsverzeichnis, Überwachung und Abrechnung steht im Artikel über die Zusammenarbeit mit Ihrem Auftragnehmer.

Die Kontrollrunde als Projekt in IDA

1. Die Bäume wählen

   Wählen Sie auf der Karte aus, was in diesem Jahr kontrolliert wird: ein Viertel, die Bäume an Hauptstraßen oder alles, dessen letzte Kontrolle länger als eine bestimmte Zeit her ist.

2. Ein BVC-Projekt daraus machen

   Das Projekt bekommt das BVC-Formular mit, mit den Klassen und Begriffen, die Ihre Baumkontrolleure kennen: Veiligheidsklasse (Sicherheitsklasse), Zustand, Mängel, Dringlichkeit, Pflegeempfehlung.

3. Dem Auftragnehmer Zugang geben

   Zugang geben Sie je Projekt, einem Baumkontrolleur oder der ganzen Organisation des Auftragnehmers. Er sieht seine eigenen Projekte und sonst nichts von Ihrem Kataster.

4. Die Baumkontrolleure arbeiten auf ihrem Telefon

   Die Feld-App ist eine Web-App, ohne Installation. Der Baumkontrolleur sieht die Bäume des Projekts auf der Karte mit seiner eigenen Position, tippt einen Baum an und öffnet das Formular. Die Werte der vorherigen Kontrolle sind bereits ausgefüllt, Fotos kommen direkt von der Kamera.

Das Formular denkt mit. Sie sehen die Fragen, die zu diesem Baum gehören, und was verpflichtend ist, lässt sich nicht überspringen. Das spart dem Baumkontrolleur Zeit und Ihnen eine Runde Nachfragen im Nachhinein.

Den Fortschritt sehen, ohne anzurufen

Jeder Eintrag steht sofort im Projekt. Auf der Karte des Projekts steht der Fortschritt dabei: wie viele Bäume kontrolliert sind, wie viele noch offen sind. Die Diagramme zeigen, wie das Tempo verläuft, wie viel jeder Baumkontrolleur festhält und wie viele Tage die Runde noch dauert, wenn es so weitergeht.

Fragt die Verwaltungsspitze, wie es steht, öffnen Sie das Projekt. Der Norden ist fertig, das Zentrum läuft, der Süden beginnt nächste Woche. Laufen mehrere Runden und Projekte zugleich, stehen sie zusammen in der Planung, mit den erwarteten und den tatsächlichen Terminen je Projekt und der Organisation, die daran arbeitet.

Ein Baum, den der Baumkontrolleur nicht beurteilen kann, bekommt einen Status, etwa "Tijdelijk niet bereikbaar" (vorübergehend nicht erreichbar) oder "Nader onderzoek nodig" (eingehende Untersuchung nötig). Er verschwindet also nicht stillschweigend von der Liste, und Sie sehen, welche Bäume noch eine Folge brauchen.

Sofort auf das handeln, was gefunden wird

Der größte Unterschied liegt nicht im Fortschritt, sondern im Ergebnis. Ein Risicoboom mit hoher Dringlichkeit steht in Ihrem Kataster an dem Tag, an dem er festgestellt wurde, mit Fotos. Sie müssen nicht auf den Abschlussbericht warten, um dafür eine Maßnahme einzuplanen. Sie filtern nach Veiligheidsklasse und Dringlichkeit und machen aus diesen Bäumen ein Schnitt- oder Fällprojekt, während die Runde anderswo noch läuft.

Sieht der Baumkontrolleur draußen etwas anderes, als das Kataster sagt, eine andere Art oder eine andere Höhenklasse, dann meldet er das als Abweichung, mit einem Foto. Einen Baum, der nicht mehr da ist, hält er als nicht angetroffen fest. Diese Meldung kommt in Ihre Warteschlange. Sie beurteilen sie, und was Sie freigeben, kommt ins Kataster. Ihr Baumkataster wird so mit jeder Runde besser, und Sie behalten das letzte Wort darüber, was darin steht.

Was Sie nach der Runde in der Hand haben

Am Ende gibt es keine Lieferung mehr, die Sie einlesen, vergleichen und korrigieren müssen. Die Runde steht schon da: pro Baum die Kontrolle, mit Datum, Baumkontrolleur, Ergebnis und Fotos, in der Zeitleiste des Baums. Das ist auch Ihr Nachweis, wenn später eine Frage zu einem Baum kommt, wie in dem Praxisszenario über das Baumdossier bei einem Schadensfall.

Die Daten gehören Ihnen und bleiben Ihre, auch wenn der Vertrag endet und ein anderes Büro die nächste Runde macht. Die neuen Baumkontrolleure beginnen mit den Ergebnissen der vorherigen Runde bereits in ihrem Formular. Und wollen Sie die Ergebnisse anderswo nutzen, exportieren Sie das Projekt in die gängigen GIS- und Excel-Formate.

Für den Auftragnehmer ist es auch einfacher. Seine Arbeit ist sein Bericht: Was festgehalten ist, ist nachweisbar getan, mit Datum und Foto. Keine Zwischendateien, keine Diskussion im Nachhinein darüber, welche Bäume dran waren.

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