BVC uitbesteden: zicht houden op de controleronde
Wie de boomveiligheidscontrole uitbesteedt, hoort vaak weinig tot aan de oplevering. Dit praktijkscenario laat zien hoe de ronde loopt als de controleurs van je aannemer in jouw bomenbestand werken: je ziet de voortgang per dag, en een risicoboom staat bij jou op de dag dat hij is vastgesteld.
6 min leestijd
De situatie: de ronde loopt, en jij weet niet hoe ver
Je hebt de boomveiligheidscontrole uitbesteed. Het boomtechnisch adviesbureau of de groenaannemer heeft de opdracht, de controleurs zijn begonnen, en daarna wordt het stil. Je weet dat er gewerkt wordt. Je weet niet waar, hoeveel bomen er af zijn, of de ronde op schema ligt.
Het antwoord komt als je belt, of als er een tussentijds bestand binnenkomt, soms weken later en in een eigen formaat. Ondertussen vraagt de wethouder hoe het ervoor staat, meldt een bewoner een tak boven het fietspad en wil een collega weten of zijn wijk al is geweest. Je zegt dat je het navraagt.
Dat ligt niet aan de aannemer. Het ligt aan de opzet: hij werkt in zijn systeem, jij in het jouwe, en daartussen zit een oplevering aan het eind. In IDA Bomen werken de controleurs van je aannemer in jouw bomenbestand, en zie je elke gecontroleerde boom op het moment dat hij is vastgelegd.
BVC uitbesteden: wat wel en wat niet
Een boomveiligheidscontrole, in de praktijk ook nog vaak VTA-controle of boominspectie genoemd, kun je prima laten doen door een gespecialiseerd bureau. De controleurs zijn opgeleid, ze lopen het hele jaar rondes, en je eigen team houdt tijd over voor beheer.
De verantwoordelijkheid besteed je niet mee uit. De gemeente blijft eigenaar van de bomen, en de zorgplicht blijft bij de eigenaar. Dat betekent dat je moet weten wat er is gevonden, en dat je ermee aan de slag moet. Een risicoboom die in maart is vastgesteld en in juni bij jou binnenkomt, heeft drie maanden gestaan zonder dat iemand die erover gaat het wist.
Meer over bestek, toezicht en afrekening staat in het artikel over samenwerken met je aannemer.
De controleronde als project in IDA
Kies de bomen
Selecteer op de kaart wat er dit jaar gecontroleerd wordt: een wijk, de bomen langs hoofdwegen, of alles waarvan de vorige controle langer dan een bepaalde tijd geleden is.
Maak er een BVC-project van
Het project krijgt het BVC-formulier mee, met de klassen en termen die je controleurs kennen: Veiligheidsklasse, conditie, gebreken, urgentie, beheeradvies.
Geef de aannemer toegang
Toegang geef je per project, aan één controleur of aan de hele organisatie van de aannemer. Hij ziet zijn eigen projecten en verder niets van je bestand.
De controleurs werken op hun telefoon
De veldapp is een webapp, zonder installatie. De controleur ziet de bomen van het project op de kaart met zijn eigen positie, tikt een boom aan en opent het formulier. De waarden van de vorige controle staan al ingevuld, foto's komen direct van de camera.
Het formulier denkt mee. Je ziet alleen de vragen die bij deze boom horen, en wat verplicht is, kan niet worden overgeslagen. Dat scheelt de controleur tijd, en jij hoeft achteraf niet alles nog eens na te vragen.
Voortgang zien zonder te bellen
Elke registratie staat direct in het project. Op de kaart van het project staat de voortgang erbij: hoeveel bomen zijn gecontroleerd, hoeveel er nog te gaan zijn. De grafieken laten zien hoe het tempo verloopt, hoeveel elke controleur vastlegt en hoeveel dagen de ronde nog duurt als het zo doorgaat.
Vraagt de wethouder hoe het ervoor staat, dan open je het project. Noord is klaar, het centrum loopt, zuid begint volgende week. Lopen er meer rondes en projecten tegelijk, dan staan ze samen in de planning, met per project de verwachte en de werkelijke data en de organisatie die eraan werkt.
Een boom die de controleur niet kan beoordelen, krijgt een status, zoals "Tijdelijk niet bereikbaar" of "Nader onderzoek nodig". Hij verdwijnt dus niet stilzwijgend van de lijst, en jij ziet welke bomen nog een vervolg nodig hebben.
Direct handelen naar wat er gevonden wordt
Het grootste verschil zit niet in de voortgang, maar in de uitkomst. Een risicoboom met hoge urgentie staat in je bestand op de dag dat hij is vastgesteld, met foto's. Je hoeft niet te wachten op de eindrapportage om er een maatregel voor in te plannen. Je filtert op de Veiligheidsklasse en de urgentie, en maakt van die bomen een snoei- of kapproject, terwijl de ronde elders nog loopt.
Ziet de controleur buiten iets anders dan het bestand zegt, een andere soort of een andere hoogteklasse, dan meldt hij dat als afwijking, met een foto. Een boom die er niet meer staat, legt hij vast als niet aangetroffen. Die melding komt in jouw wachtrij. Jij beoordeelt haar, en wat je goedkeurt, komt in het bestand. Je bomenbestand wordt zo met elke ronde beter, en jij hebt het laatste woord over wat erin staat.
Wat je na de ronde in handen hebt
Aan het eind is er geen oplevering meer die je moet inlezen, vergelijken en corrigeren. De ronde staat er al: per boom de controle, met datum, controleur, uitkomst en foto's, in de tijdlijn van de boom. Dat is ook je bewijs als er later een vraag over één boom komt, zoals in het praktijkscenario over het boomdossier bij een schadeclaim.
De gegevens zijn van jou en blijven van jou, ook als het contract afloopt en een ander bureau de volgende ronde doet. De nieuwe controleurs beginnen met de uitkomsten van de vorige ronde al in hun formulier. En wil je de resultaten ergens anders gebruiken, dan exporteer je het project naar de gangbare GIS- en Excel-formaten.
Voor de aannemer is het ook eenvoudiger. Zijn werk is zijn rapportage: wat is vastgelegd, is aantoonbaar gedaan, met datum en foto. Geen tussentijdse bestanden, geen discussie achteraf over welke bomen zijn geweest.
Veelgestelde vragen
Ja. Veel gemeenten laten de BVC doen door een boomtechnisch adviesbureau of een groenaannemer met opgeleide controleurs. De verantwoordelijkheid voor de bomen blijft bij de eigenaar. Spreek daarom af dat de uitkomst per boom in jouw bestand komt, op de dag van de controle. In IDA Bomen werken de controleurs direct in jouw bomenbestand.
De eigenaar van de boom, dus de gemeente. De aannemer is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn controle, maar de zorgplicht gaat niet op hem over. Je moet dus weten wat er is gevonden en ernaar handelen. Dat lukt als de bevindingen snel en per boom bij je binnenkomen.
Door de ronde te laten vastleggen in een systeem dat je zelf kunt inzien, in plaats van te wachten op een bestand achteraf. In IDA Bomen is de ronde een project: je ziet op de kaart hoeveel bomen zijn gecontroleerd, hoeveel elke controleur vastlegt en hoeveel dagen de ronde nog duurt als het tempo zo blijft.
De controleurs van je aannemer werken in jouw omgeving van IDA Bomen, met toegang tot de projecten die jij met ze deelt. De veldapp is een webapp voor telefoon en tablet, zonder installatie. Ze loggen in en zien hun projecten op de kaart.
VTA staat voor Visual Tree Assessment, de methode van visueel beoordelen waarop de controle is gebaseerd. BVC, boomveiligheidscontrole, is de naam van de controle zoals die in Nederland wordt uitgevoerd en vastgelegd. In de praktijk worden de woorden door elkaar gebruikt, net als boominspectie. IDA Bomen gebruikt de term BVC, met de klassen die je controleurs kennen.
Lees verder
Boomonderhoud uitbesteden: samenwerken met je aannemer
Boomonderhoud uitbesteden aan een aannemer: wat je vastlegt in het bestek, hoe opdracht, terugmelding en afrekening lopen, en wat je doet met afwijkingen.
7 min leestijd
Wat is een boomveiligheidscontrole (BVC)?
Een boomveiligheidscontrole (BVC) is de visuele controle van een boom op gebreken die gevaar opleveren. Wat je beoordeelt, vastlegt en opvolgt, en waarom.
4 min leestijd
Boomdossier bij een schadeclaim: wat je laat zien
Een schadeclaim na een omgewaaide boom: de verzekeraar vraagt of hij is gecontroleerd. Wat je laat zien, en hoe het boomdossier in IDA Bomen dat levert.
6 min leestijd
Bekijk je eigen bomenbestand in IDA
Stuur je bomenbestand mee, als shapefile, Excel-lijst of wat je ook hebt, en we laten IDA zien met je eigen bomen, van je eigen bestand tot de goedkeuring van veldwerk.
In gebruik bij
