Boomdossier bij een schadeclaim: wat je laat zien

De situatie: een boom op de weg, een brief op je bureau

Het heeft vannacht gestormd. Om kwart over zes komt de melding binnen: een beuk ligt dwars over de rijbaan, met de kruin op een geparkeerde auto. Niemand gewond. De wegbeheerder zet de straat af, de aannemer komt zagen.

Een paar dagen later ligt de aansprakelijkstelling er. De verzekeraar van de eigenaar van de auto stelt twee vragen, en het zijn altijd dezelfde twee. Is deze boom gecontroleerd? En heeft de gemeente iets gedaan met wat er toen is gevonden?

Of de gemeente aansprakelijk is, hangt af van het antwoord. De eigenaar van een boom is aansprakelijk als hij zijn zorgplicht heeft geschonden, niet omdat de boom is omgevallen. Hoe dat juridisch zit, lees je in de artikelen over stormschade door bomen en de zorgplicht voor bomen. Dit scenario gaat over het moment daarna: je moet het laten zien, en wel van deze ene boom. In IDA Bomen heeft elke boom daarvoor een boomdossier, met een tijdlijn die je als PDF exporteert.

Wat je bij een schadeclaim moet laten zien

Niemand vraagt naar je beheerplan. De vragen gaan over één boom, en ze zijn concreet.

De controles

Wanneer is de boom gecontroleerd, door wie, en wat was de uitkomst: de Veiligheidsklasse, de gebreken, het advies.

De opvolging

Is er iets gedaan met dat advies? Een snoeibeurt, een nader onderzoek, een herbeoordeling, met datum en uitvoerder.

De beslissingen

Als een boom met een gebrek is blijven staan: wie besloot dat, wanneer, en op basis waarvan.

Het beeld

Foto's van toen. Een foto van een gave stamvoet van twee jaar geleden zegt meer dan een vinkje.

De herkomst

Waar komt elk gegeven vandaan, en is het achteraf aangepast? Een dossier dat na het incident is samengesteld, overtuigt minder dan een dossier dat er al lag.

Dat geheel heet een boomdossier, in de praktijk ook wel boompaspoort genoemd: alles wat je van één boom weet en hebt gedaan, op volgorde van tijd.

Waar het zoeken begint

Bij de meeste beheerders bestaat dat dossier wel, maar niet op één plek. De laatste controle staat in het beheersysteem of in een spreadsheet. De controle daarvoor zat in het bestand van de vorige aannemer. De foto's staan op een gedeelde schijf, in een map die is aangemaakt door een collega die er niet meer werkt. Uit een factuur blijkt dat er gesnoeid is, maar niet aan welke boom. En waarom de boom na de herbeoordeling mocht blijven staan, wist degene die het besloot.

Het samenstellen kost dan dagen. In die dagen belt de wethouder, en je weet nog niet of wat je vindt de gemeente gaat helpen. Het grootste risico is niet dat het werk niet is gedaan, maar dat het wel is gedaan en dat je het niet kunt laten zien.

Het boomdossier in IDA

In IDA zoek je de boom op de kaart of op nummer en open je zijn dossier. Het tabblad Waarden toont wat er nu over de boom bekend is, gegroepeerd zoals je controleurs het kennen uit de BVC. Onder elke waarde staat de bron, met de datum: uit de oorspronkelijke import, uit een controle, of uit een veldconstatering die een beheerder heeft goedgekeurd. In de historie van een waarde zie je wie hem vastlegde.

Het tabblad Tijdlijn is het verhaal van de boom. Elke controle, elke snoeibeurt en elke melding staat erin, met het type, wie het vastlegde, het project, de datum en het tijdstip, en de waarden die toen zijn ingevuld. De foto's staan bij de registratie waar ze bij horen, omdat de controleur ze bij de boom maakte, in het formulier.

Met Exporteer PDF maak je er één document van: de boom op de luchtfoto, alle registraties op volgorde met wie ze uitvoerde, de foto's en de goedgekeurde afwijkingen. Dat is wat je naar de verzekeraar stuurt.

Waarom dit dossier overtuigt

Het verschil met een achteraf samengesteld dossier zit in drie dingen.

Het is vastgelegd op het moment zelf. De controleur vulde het formulier in bij de boom, op zijn telefoon. Datum en tijd komen van de registratie, niet van degene die het dossier samenstelt.

Elke wijziging heeft een naam. Wie een waarde aanpast, staat erbij. Een afwijking die een aannemer meldt, komt pas in het bestand nadat een beheerder haar heeft beoordeeld, en ook dat oordeel staat in de tijdlijn. Komt de vervolgvraag wie de boom na de herbeoordeling liet staan, dan staat in het dossier welke controleur hem beoordeelde en welk advies hij gaf.

Het gaat over deze boom. Niet over het beleid, niet over de wijk. De vragen van een verzekeraar gaan over één boom, en het antwoord ook.

De rest van de dag

De claim is niet het enige wat er speelt. De omgevallen boom moet uit het bestand, er komt een nieuwe boom voor terug, en je wilt weten of de bomen ernaast de storm goed hebben doorstaan. In IDA selecteer je de laan op de kaart en maak je er een project van voor een extra controle. De ploeg loopt de bomen na met het formulier op de telefoon, en wat ze vinden, staat dezelfde dag in elk dossier. Welke bomen je na een storm het eerst naloopt, bepaal je met de risicoscore per boom.

Vraagt een raadslid een maand later wat er na de storm is gecontroleerd, dan open je dat project op de kaart. Elke boom met de uitkomst, een datum en foto's.

Bekijk een boomdossier in een demo