Boombeheer in Excel of in IDA: wanneer stap je over

Kun je bomen beheren in Excel

Een bomenlijst in Excel is voor veel boomeigenaren het begin: een rij per boom, kolommen voor soort, hoogte en laatste controle. Een spreadsheet bewaart de stand van vandaag. Boombeheer vraagt ook om gisteren: wat stond er bij deze boom, wie heeft het vastgesteld, en wat is er daarna gedaan. Daar is een spreadsheet niet voor gemaakt, en daar begint boombeheersoftware.

In IDA Bomen staat elke boom op de kaart, onthoudt elke waarde waar hij vandaan komt, en werken controleurs en aannemers in hetzelfde bestand zonder dat iemand een kopie rondstuurt. Je Excel-bestand neem je mee: wij zetten het voor je over naar IDA, en je blijft naar Excel exporteren om te rekenen zoals je gewend bent. Wat boombeheer software als categorie inhoudt, lees je in het artikel daarover.

Waar een spreadsheet vastloopt bij bomen

De beperkingen komen niet door slordig gebruik. Ze komen door wat een spreadsheet is: een raster van cellen, zonder kaart, zonder tijd en zonder rollen.

Geen kaart

Een boom is een plek. In een rij met een straatnaam zie je niet welke van de twaalf lindes het is, en ook niet welke bomen langs de schoolroute staan. Coördinaten in twee kolommen helpen pas als iets ze op een kaart zet.

Geen historie per waarde

Wie een cel overschrijft, gooit de oude waarde weg. Na een controle weet je wat de conditie nu is, niet wat die was en sinds wanneer. Een kolom per jaar of een tabblad per ronde lost dat op, totdat iemand het vergeet.

Geen foto's

Een foto van een gebrek hoort bij de boom en bij de datum. In een spreadsheet wordt het een map met bestandsnamen die iemand bij moet houden.

Geen veldwerk

Buiten, op een telefoon, tussen tweeduizend rijen de juiste boom vinden gaat moeizaam. In de praktijk wordt er op papier genoteerd en later overgetikt, met de fouten die daarbij horen.

Geen controle op wat binnenkomt

Wat een aannemer of controleur aanlevert, staat meteen in je bestand, of je plakt het er zelf in. Er is geen stap waarin een beheerder zegt: dit klopt, dit neem ik over.

Versies

Bomen_def, bomen_def2, bomen_def_Jan. Ook met een gedeeld bestand in de cloud blijft de vraag wie wat heeft gewijzigd lastig te beantwoorden, en stuurt iemand toch weer een kopie per mail.

Waarom die historie zwaarder weegt dan ze lijkt, staat in het artikel over de zorgplicht voor bomen. Na schade gaat het om wat je wist en wat je ermee hebt gedaan. Dat laat je zien met vastleggingen die een datum en een naam hebben.

Wanneer stap je over

Er is geen aantal bomen waarboven Excel niet meer kan. Er zijn wel signalen dat het bestand meer moet doen dan waar het voor gemaakt is:

• Meer dan één persoon wijzigt het bestand, of een aannemer levert zijn eigen versie aan.
• Je bomen worden periodiek gecontroleerd en je wilt de uitkomsten van ronde tot ronde kunnen vergelijken.
• Iemand vraagt om een kaart: het bestuur, een bewoner, een projectleider die wil weten welke bomen in zijn werkgebied staan.
• Je zet werk uit per boom en wilt weten wat er is uitgevoerd.
• Na een storm of een schadeclaim ben je een middag bezig om uit te zoeken wat er over één boom bekend was.

Herken je er twee of meer, dan kost het bijhouden van de spreadsheet je waarschijnlijk al meer tijd dan het lijkt.

Excel naast IDA

Hoe je pakketten onderling vergelijkt, lees je in boombeheer software vergelijken.

Van Excel naar IDA

IDA is een gespecialiseerd boombeheerpakket dat in de browser draait, met de kaart als ingang van je bestand. Wat je ook hebt, wij kunnen ermee werken: een Excel-lijst, een CSV-bestand, een shapefile of GeoPackage uit je GIS, of een export uit je huidige systeem. Wij zetten je bomenbestand voor je over naar IDA. Dat hoort bij de onboarding, dus je hoeft zelf geen Excel-bestand te importeren.

Na de overstap staat elke boom op de kaart, en elke waarde onthoudt dat hij uit je oude bestand komt. Komt er later een controle overheen, dan zie je bij de boom de nieuwe waarde met de controle als bron, en de oude in de historie, met persoon en tijdstip.

Controles en werk zet je uit als project. Wie buiten werkt, vult het formulier in bij de boom, in een webapp op telefoon of tablet, met foto's uit de camera. Een aannemer krijgt toegang tot de projecten die aan hem zijn toegewezen. Nieuwe bomen en afwijkingen van het bestand beoordeel je in een wachtrij voordat ze in het register komen. Hoe dat werkt, zie je bij goedkeuringen.

Rekenen blijft kunnen. Per project exporteer je naar Excel en CSV, en voor je GIS-collega naar shapefile en GeoJSON. Voor de vragen die je vaak stelt, zet je een opgeslagen selectie als grafiek op het dashboard: hoeveel bomen, hoe verdeeld, en hoe dat aantal verloopt.

De prijs is op maat, op basis van de omvang van je bomenbestand. Je krijgt een offerte na een demo, en in die demo kijken we graag naar je eigen bestand.

Wat je in Excel blijft doen

Rekenen. Optellen per wijk, een draaitabel per soort, een eigen formule voor de begroting: daar is Excel voor, en dat blijft zo. Het verschil is dat je rekent met een export uit IDA, met gegevens die op één plek worden bijgehouden, in plaats van in het bestand dat ook je register is.

Zo maak je je Excel-bestand klaar voor de overstap

Het hoeft niet: wij werken met wat je hebt. Deze vijf dingen maken elke bomenlijst beter, of je nu overstapt of niet. Het werk dat je in je spreadsheet hebt gestoken, neem je hoe dan ook mee.

1. Eén rij per boom, één kop per kolom

   Haal samengevoegde cellen, tussenkopjes en totaalregels weg. Elke boom krijgt een eigen nummer dat nooit verandert.

2. Coördinaten in twee kolommen

   Eén kolom voor x en één voor y, en noteer erbij in welk stelsel ze staan. In Nederland is dat meestal het Rijksdriehoeksstelsel (RD). Heb je geen coördinaten, dan is inmeten de eerste stap.

3. Keuzelijsten gelijktrekken

   Goed, goed., Goed (2021) en G zijn voor een mens hetzelfde en voor een systeem vier waarden. Breng elke kolom terug tot een vaste lijst.

4. Datums als datum

   Een controledatum die als tekst is getypt, kun je niet sorteren en niet filteren. Zet zulke cellen om naar echte datums.

5. Bewaar het origineel

   Bewaar het bestand apart, zoals het was. Het is je bewijs van wat je tot de overstap wist.

Meer over het opschonen van bestaande gegevens staat in je bomenbestand in kaart brengen.

Wil je weten hoe jouw bestand eruitziet op de kaart, neem het dan mee naar een demo.

Bekijk IDA met je eigen bestand