Boombeheer software: wat het is en waar je op let

Wat boombeheer software is

Boombeheer software is software waarin een boomeigenaar, meestal een gemeente, zijn bomen registreert, controleert en onderhoudt. Elke boom staat als punt op een kaart, met zijn kenmerken, de uitkomst van controles en het werk dat eraan is gedaan. Je komt dezelfde software ook tegen als boombeheersysteem, bomenbeheersysteem of bomenbeheerpakket.

Het verschil met een lijst of een losse kaart is dat het systeem ook het proces kent. Het weet welke bomen in een controleronde zitten, wie ze beoordeelt, wat er is gevonden en of de maatregel daarna is uitgevoerd. Daarmee beantwoordt het de twee vragen waar boombeheer om draait: wat staat er, en wat hebben we eraan gedaan.

Er zijn twee soorten. Een breed beheersysteem voor de openbare ruimte beheert wegen, riolering, verlichting en groen in één pakket, met bomen als onderdeel. Een gespecialiseerd boompakket doet alleen bomen, en gaat daarin dieper: de velden van de boomveiligheidscontrole, snoeibeelden, werk per boom voor de aannemer. Het brede systeem past bij een organisatie die alles op één plek wil. Het boompakket past als bomen een eigen team en eigen aannemers hebben en een eigen risico vormen. IDA Bomen is zo'n gespecialiseerd boompakket, met de kaart als ingang tot je bestand. Staan ze naast elkaar, dan telt hoe goed ze gegevens uitwisselen.

Wat een boombeheersysteem doet

De pakketten verschillen, maar de kern is overal dezelfde:

Bomenbestand

Het register: per boom de soort, de afmetingen, de conditie, de standplaats en de beheerder, met vaste keuzelijsten zodat iedereen hetzelfde invult.

Kaart

Alle bomen op een kaart, te filteren en te kleuren op elk kenmerk: soort, veiligheidsklasse, laatste controle, wijk.

Controles

De boomveiligheidscontrole en andere inspecties als ronde: welke bomen, welke velden, wie controleert, en wat de uitkomst per boom is.

Werk uitzetten

Van bevinding naar opdracht: snoeien, kappen, nader onderzoek, aanplant en nazorg, voor een eigen ploeg of een aannemer, met voortgang.

Veldwerk

Invoer bij de boom, op telefoon of tablet, met foto's en de positie van de gebruiker op de kaart.

Controle op invoer

Een beheerder die beoordeelt wat uit het veld terugkomt, voordat een nieuwe boom of een gewijzigde waarde in het register staat.

Historie

Per boom wat er wanneer is vastgesteld en gedaan, en door wie. Dit deel telt als iemand vraagt wat je wist.

Rapportage en export

Cijfers voor bestuur en begroting, en je gegevens eruit in gangbare formaten, voor je GIS en voor andere systemen.

IDA bewaart die historie bij elke waarde: waar hij vandaan komt, van wie en van wanneer. Waarom die historie zo zwaar weegt, lees je in het artikel over de zorgplicht voor bomen. Wat een controle precies vastlegt, staat in wat een boomveiligheidscontrole is.

Spreadsheet, GIS of boombeheer software

Veel bomenbestanden beginnen in een spreadsheet of als laag in een algemeen GIS. Een spreadsheet is gemaakt om te rekenen, een GIS om ruimtelijke gegevens te analyseren. Het proces rond de boom zit in geen van beide: de ronde, het veldwerk, de beoordeling van wat terugkomt en de historie per boom. Daar is boombeheer software voor gemaakt.

"Zelf inrichten" betekent dat iemand het bouwt en het daarna blijft onderhouden. Reken die uren mee. In IDA staan de projecten, het veldwerk, de beoordeling en de historie klaar, en rekenen en analyseren doe je met een export naar Excel of je GIS.

De omslag komt meestal niet door het aantal bomen, maar door het aantal mensen. Zodra een controleur, een aannemer en een beheerder in hetzelfde bestand werken, gaat het in een spreadsheet mis: versies per mail, overschreven cellen, en achteraf valt niet meer na te gaan wie wat heeft gewijzigd.

Waar je op let bij het kiezen

De functielijsten van leveranciers lijken op elkaar. De verschillen zitten in de vragen hieronder. Stel ze aan elke leverancier, ook aan ons.

• Je gegevens erin en eruit. Kan het pakket je huidige bestand inlezen, met jouw kolommen en jouw coördinatenstelsel? En krijg je alles er weer uit, historie en foto's inbegrepen, in een open formaat?
• Historie per waarde. Bewaart het systeem alleen de huidige toestand, of ook wat er eerder stond, met datum, persoon en herkomst? Vraag om het dossier van één boom over meerdere jaren.
• Het veld. Laat de controleur en de aannemer het zelf proberen, buiten, op hun eigen telefoon. Vraag of er iets geïnstalleerd moet worden. In IDA is de veldapp een webapp die je opent in de browser van je telefoon.
• Aannemers. Kan een aannemer alleen zijn eigen opdracht zien? Komt zijn invoer direct in je register, of beoordeel jij die eerst? Kost een account voor een aannemer extra?
• De taal van de sector. Gebruikt het pakket de klassen van Handboek Bomen van het Norminstituut Bomen? En sluit het aan op IMBOR, het informatiemodel van CROW voor de openbare ruimte, als jouw organisatie daarmee werkt? Vraag hoe: een logo op een website is geen koppeling.
• Zelf aanpassen. Kun je zelf een veld, een keuzelijst of een formulier wijzigen, of is dat maatwerk van de leverancier?
• Koppelingen. Is er een gedocumenteerde API? Welke kaartlagen zitten erin: luchtfoto, kadastrale percelen, hoogtekaart?
• Beveiliging en inkoop. Tweestapsverificatie, rollen en rechten, een logboek van beheerhandelingen, de locatie van de gegevens, een verwerkersovereenkomst.
• Snelheid met je eigen bestand. Een demo met een paar honderd bomen zegt weinig. Vraag een proef met je volledige bestand.
• Wat de prijs bepaalt. Het aantal bomen, het aantal gebruikers of de modules? Vraag ook naar de kosten van import, inrichting en training.

Zo pak je de keuze aan

1. Begin bij je proces

   Schrijf op hoe een controleronde en een snoeiopdracht nu lopen, en waar het misgaat. Dat zijn je eisen.

2. Laat je eigen bestand inlezen

   Geef twee of drie leveranciers hetzelfde exportbestand. Je ziet direct wie je gegevens begrijpt, en wat er in je bestand nog niet klopt.

3. Test buiten

   Een ochtend met een controleur en iemand van de aannemer levert meer op dan een presentatie.

4. Vraag je gegevens terug

   Sluit de proef af met een export van alles wat is ingevoerd. Wat je terugkrijgt, is wat je bij een overstap later ook krijgt.

Heb je nog geen bruikbaar bestand, begin dan daar. In je bomenbestand in kaart brengen lees je hoe. Hoe je het beheer eromheen organiseert, staat in boombeheer in een gemeente.

Hoe IDA het doet

IDA is een gespecialiseerd boompakket dat in de browser draait, voor gemeenten en de aannemers die voor hen werken. In het kort de antwoorden op de vragen hierboven:

Wat je ook hebt, wij kunnen ermee werken: een shapefile of GeoPackage uit je GIS, een Excel- of CSV-lijst, of een export uit je huidige systeem. Wij zetten je bomenbestand voor je over naar IDA, en dat hoort bij de onboarding. Je bomenbestand exporteren doe je zelf, naar shapefile, Excel en de andere gangbare formaten, zodat je GIS-collega en je adviesbureau ermee verder kunnen. Bij elke waarde van een boom staat de herkomst, met persoon en tijdstip. Je ziet dus of een conditie uit je oude bestand komt of uit de controle van vorig jaar. De tijdlijn per boom exporteer je als PDF.

Werk zet je uit als project: een groep bomen, een type zoals BVC, snoeien of kappen, en een formulier dat je zelf kunt aanpassen. De standaardformulieren gebruiken de klassen uit de sector, volgens Handboek Bomen. Een aannemer krijgt toegang per project en werkt in een webapp op telefoon of tablet, zonder installatie. Nieuwe bomen en afwijkingen van het bestand beoordeel je in een wachtrij voordat ze in het register komen. Meer daarover in samenwerken met een aannemer.

Je bomenbestand kun je ook in gewone taal bevragen. De Assistent in IDA zet dan het filter, kleurt de kaart of maakt een verdeling per wijk, en opslaan gebeurt pas na jouw bevestiging. Hoe dat werkt, lees je bij AI in boombeheer.

Op de kaart staan de landelijke kaartlagen van PDOK klaar, zoals de luchtfoto, de kadastrale percelen en de hoogtekaart. Wie wat mag, regel je met rollen en met toegang per project. En er is een API om IDA te koppelen aan je eigen systemen.

Wil je weten hoe het past bij jouw bomenbestand en je manier van werken, dan zie je dat het snelst in een demo met je eigen gegevens.

Bekijk IDA in een demo