Boomonderhoud uitbesteden: samenwerken met je aannemer

Hoe gemeente en aannemer samenwerken bij boomonderhoud

Veel gemeenten besteden het onderhoud aan hun bomen uit. De gemeente is opdrachtgever en blijft eigenaar van de bomen. De aannemer, meestal een boomverzorgingsbedrijf of een groenaannemer, voert het werk uit: snoeien, kappen, planten, water geven, en soms ook de boomveiligheidscontrole.

Tussen die twee lopen drie stromen. De opdracht gaat van gemeente naar aannemer: welke bomen, welk werk, wanneer klaar. De terugmelding gaat de andere kant op: wat er per boom is gedaan, en wat de aannemer buiten anders aantrof dan in het bestand stond. En de afrekening volgt uit die twee: betaald wordt wat is opgedragen en aantoonbaar uitgevoerd.

De samenwerking loopt goed als alle drie over dezelfde bomen gaan, in hetzelfde bestand. Ze loopt stroef als de opdracht een kaart is, de terugmelding een spreadsheet en de afrekening een derde lijst. Dan besteed je meer tijd aan het naast elkaar leggen van lijsten dan aan de bomen. In IDA Bomen staan de opdracht, de terugmelding en de kosten volgens het bestek bij dezelfde boom.

Wat je vastlegt in het bestek

De afspraken staan in een bestek of een raamovereenkomst. In de groensector is dat vaak een RAW-bestek. De RAW-systematiek is van CROW en geeft standaardteksten en bepalingen voor contracten in de grond-, weg- en waterbouw. Het uitgangspunt: de opdrachtgever beschrijft wat er moet gebeuren, waar en onder welke voorwaarden, en de aannemer bepaalt hoe. IDA leest je RAW-bestek in, met posten en prijzen. De prijzen waarop je afrekent, staan daarmee naast de bomen waarover het gaat.

Bestekposten

Het werk, opgedeeld in posten met een eenheid, een hoeveelheid en een prijs. Bij bomen bijvoorbeeld begeleidingssnoei per hoogteklasse, per stuk.

Hoeveelheden

Hoeveel bomen per post. Die aantallen komen uit je bomenbestand, en zijn dus net zo betrouwbaar als dat bestand.

Kwaliteitseisen

Waaraan het werk moet voldoen. Veel bestekken verwijzen daarvoor naar Handboek Bomen van het Norminstituut Bomen.

Toezicht en oplevering

Hoe de gemeente het werk controleert, wat er gebeurt bij een tekortkoming en wanneer een deelopdracht af is.

Gegevens

Wat de aannemer per boom vastlegt, in welk systeem of formaat, wanneer hij het aanlevert en van wie de gegevens zijn. Dit deel ontbreekt nogal eens.

Er zijn twee hoofdvormen. Bij een bestek op frequentie of per maatregel schrijft de gemeente voor welke boom welke behandeling krijgt. Bij een beeldbestek spreek je een kwaliteitsniveau af en bepaalt de aannemer zelf wat daarvoor nodig is. Bij die tweede vorm weegt de terugmelding nog zwaarder. De gemeente heeft het werk niet voorgeschreven, maar moet wel per boom kunnen laten zien wat eraan is gedaan.

Meer over die verantwoordelijkheid lees je in het artikel over de zorgplicht voor bomen. Hoe een uitbestede controleronde loopt als de controleurs in jouw bestand werken, lees je in het praktijkscenario BVC uitbesteden.

Van opdracht tot oplevering

1. Opdracht samenstellen

   De beheerder kiest de bomen: een wijk, een wegvak, of alle bomen met een bepaald advies uit de laatste controle. Bij elke boom hoort het werk dat eraan moet gebeuren.

2. Overdragen

   De aannemer krijgt de bomen op een kaart, met de gegevens die hij nodig heeft: soort, hoogteklasse, snoeibeeld, bijzonderheden. Niet het hele bestand, wel alles over zijn opdracht.

3. Uitvoeren en vastleggen

   De ploeg legt per boom vast wat er is gedaan, bij de boom zelf. Kan een boom nog niet, omdat er een vergunning ontbreekt of er een nest in zit, dan krijgt hij een status en blijft hij niet stilzwijgend liggen.

4. Afwijkingen melden

   Klopt het bestand niet met wat er buiten staat, dan meldt de aannemer dat met een foto: een andere hoogteklasse, een gebrek dat er niet in stond, een boom die weg is.

5. Controleren

   De toezichthouder beoordeelt het werk buiten, de beheerder beoordeelt de meldingen. Wat wordt goedgekeurd, komt in het bomenbestand.

6. Afrekenen

   De afrekening volgt uit wat er per boom is vastgelegd, tegen de prijzen uit het bestek.

Waar het schuurt

Veel discussies tussen gemeente en aannemer gaan niet over de kwaliteit van het snoeiwerk. Ze gaan over gegevens.

• Het bestand klopt niet met buiten. De boom staat in de klasse tot 6 meter, maar is inmiddels 9 meter hoog en valt dus in een duurdere post. Zonder vaste manier om dat te melden en te beoordelen wordt het een discussie achteraf, over honderden bomen tegelijk.
• De terugmelding komt laat, in een eigen formaat. Een spreadsheet aan het eind van het seizoen. Iemand moet die overtypen, en tot die tijd is je bestand niet actueel.
• Niemand weet hoe ver het werk is. De beheerder belt om te vragen naar de voortgang, de uitvoerder moet het navragen bij de ploeg.
• Overgeslagen bomen verdwijnen. De boom waar in maart een nest in zat, staat in oktober nog steeds ongesnoeid, en niemand heeft hem op een lijst staan.
• De toezichthouder gaat zonder gegevens op pad. Hij ziet een gesnoeide boom, maar niet wat de opdracht was.

Alle vijf hebben dezelfde oorzaak: gemeente en aannemer werken elk in hun eigen administratie. De oplossing is niet meer overleg, maar één plek waar opdracht, uitvoering en beoordeling bij dezelfde boom staan. In IDA is dat het project: de ploeg vult in bij de boom, en een afwijking komt met foto in jouw wachtrij.

Wat de aannemer eraan heeft

Een gedeeld systeem klinkt als extra controle op de aannemer. In de praktijk levert het hem ook iets op. Hij krijgt een opdracht die klopt, op een kaart, in plaats van een lijst met boomnummers. Hij legt zijn werk één keer vast, en dat is meteen zijn bewijs dat het is uitgevoerd, met datum en foto. En meerwerk door een afwijkend bestand meldt hij op het moment dat hij het ziet, met bewijs, in plaats van het maanden later te moeten aantonen.

Let er bij de keuze van een systeem op dat de aannemer geen eigen licentie of installatie nodig heeft en dat zijn mensen het zonder cursus kunnen gebruiken. Meer vragen die je kunt stellen, vind je in het artikel over boombeheer software.

Samenwerken in IDA

In IDA is een opdracht een project: een groep bomen, een type zoals snoeien, kappen of BVC, en het formulier dat de ploeg invult. Toegang geef je per project, aan één persoon of aan de hele organisatie van de aannemer. Hij ziet zijn eigen projecten en niets anders van je bestand.

De ploeg werkt in een webapp op telefoon of tablet, zonder installatie. Per boom vullen ze het formulier in, met de vorige waarden al ingevuld en foto's rechtstreeks uit de camera. Een boom die nog niet kan, krijgt een status, zoals "Wacht op vergunning" of "Uitstel broedseizoen". Jij ziet de voortgang op de kaart van het project: hoeveel bomen zijn afgerond, door wie, en hoeveel dagen het nog duurt als het tempo zo blijft.

Klopt het bestand niet, dan meldt de aannemer een afwijking, met een bewijsfoto. Die komt in jouw wachtrij. Je ziet de foto, de oude en de nieuwe waarde naast elkaar, en wie het meldde. Keur je hem goed, dan komt de nieuwe waarde in het register, met de melding als bron.

De posten uit het ingelezen bestek koppel je aan kenmerken van de boom, zoals snoeitype en hoogteklasse. Daarna rekent IDA voor elke boom in het project uit onder welke post hij valt en wat hij kost. Past een boom bij geen enkele post, dan zie je dat meteen, en niet pas bij de afrekening. Een goedgekeurde afwijking werkt direct door: de boom die 9 meter bleek te zijn, valt vanaf dat moment in de juiste post. Zo zie je de aantallen en bedragen waarop je afrekent.

Bekijk de samenwerking in een demo