Boombeheer software vergelijken: criteria en demoscript

Hoe vergelijk je boombeheer software

Vergelijk pakketten niet op hun functielijst, maar op wat ze doen met jouw bestand en jouw proces. De functielijsten lijken op elkaar: kaart, inspecties, app, rapportage. De verschillen zie je pas als elke leverancier hetzelfde moet laten zien, met dezelfde gegevens, in dezelfde volgorde.

Dat vraagt vier dingen van jou, en die vormen de rest van dit artikel: weten welke soorten pakketten er zijn, je eisen splitsen in knock-outs en weging, een demoscript schrijven, en de vragen stellen over gegevens en kosten die in een presentatie niet vanzelf aan bod komen.

Wat boombeheer software is en wat elk systeem hoort te kunnen, staat in het artikel daarover. Dit artikel gaat over de keuze zelf. IDA Bomen is een gespecialiseerd boombeheerpakket, en bij elk onderdeel van de methode staat kort hoe IDA erop antwoordt.

Welke soorten pakketten je tegenkomt

Je vergelijkt eerlijker als je weet dat niet elk pakket hetzelfde probeert te zijn.

Een breed beheersysteem past als je organisatie alles op één plek wil en bomen daar een onderdeel van zijn. Een boompakket past als je voor bomen een eigen team en eigen aannemers hebt, en bomen een eigen risico vormen. IDA is zo'n boompakket: het draait in de browser, met de kaart als ingang tot je bestand. Zelf inrichten in een GIS past als je een GIS-afdeling hebt die het bouwt en onderhoudt; meer daarover in QGIS of ArcGIS voor boombeheer. Kom je uit een spreadsheet, lees dan eerst boombeheer in Excel of in software.

Een overzicht van pakketten die Nederlandse gemeenten gebruiken, vind je in de GEMMA Softwarecatalogus van de VNG. Gemeenten geven daar zelf aan welke software ze in gebruik hebben. Het is een lijst, geen beoordeling.

Knock-outs en weging: je criteria op één vel

Splits je eisen in twee soorten. Een knock-out is een eis waar een pakket aan voldoet of niet. Een wegingscriterium is iets waarop pakketten beter of slechter kunnen scoren. Houd de knock-outs kort, anders valt iedereen af op papier en niemand in de praktijk.

Knock-out: je bestand erin

Het pakket leest je huidige bestand in, met jouw kolommen en je coördinatenstelsel.

Knock-out: je gegevens eruit

Alles wat je invoert, krijg je terug in een open formaat, ook tussentijds en ook bij opzegging.

Knock-out: beveiliging en inkoop

Tweestapsverificatie, rollen en rechten, een verwerkersovereenkomst en duidelijkheid over waar de gegevens staan.

Weging: het proces

Hoe een controleronde en een snoeiopdracht lopen, van selectie tot afgerond. Hier zit meestal het grootste verschil.

Weging: het veld

Hoe snel iemand die het pakket niet kent, buiten een boom vindt en een formulier invult.

Weging: historie en bewijs

Of je per boom terugziet wat er eerder stond, wie het heeft vastgelegd en waar het vandaan kwam.

Weging: aansluiting op de sector

De klassen en begrippen van Handboek Bomen van het Norminstituut Bomen in de standaardformulieren, en de mogelijkheid om zelf velden en keuzelijsten aan te passen.

Weging: totale kosten

Niet de licentie, maar alles wat je in vier of vijf jaar betaalt. Zie verderop.

Leg de gewichten vast voordat je de eerste demo ziet, met de mensen die ermee gaan werken. Wie achteraf weegt, weegt naar de demo die het best was gepresenteerd. Zo antwoordt IDA op de knock-outs. Je bestand zetten wij voor je over, of het nu een shapefile, een Excel- of CSV-lijst of een export uit je huidige systeem is, en dat hoort bij de onboarding. Je bomenbestand exporteren doe je zelf, naar de gangbare GIS- en Excel-formaten. Wie wat mag, regel je met rollen en met toegang per project. En IDA sluit aan op de BIO: leg ons je beveiligingseisen voor, dan doorlopen we je security-review met je.

Een demoscript met je eigen gegevens

Een demoscript is een lijst opdrachten die elke leverancier in dezelfde volgorde uitvoert, met jouw bestand. Stuur het vooraf op, samen met een export van je bomen. Zo ziet een script eruit dat in anderhalf uur past:

1. Lees ons bestand in

   Live, of vooraf met een verslag van wat er niet paste. Je ziet hoe het pakket omgaat met jouw kolommen en met waarden die niet in een keuzelijst staan.

2. Zoek de bomen voor een ronde

   Bijvoorbeeld: alle bomen in wijk Noord die langer dan drie jaar niet zijn gecontroleerd. Let op hoeveel stappen het kost en of je de selectie kunt bewaren.

3. Zet de ronde uit bij een aannemer

   Wat ziet de aannemer, wat ziet hij niet, en wat moet hij installeren. Vraag om het scherm van de aannemer, niet om een beschrijving ervan.

4. Vul buiten één boom in

   Op een telefoon, met een foto, door iemand van jullie. Neem ook een boom die niet in het bestand staat, en een boom waarvan de soort niet klopt.

5. Beoordeel wat terugkomt

   Waar komt de nieuwe boom binnen, wie keurt hem goed, en wat staat er daarna bij de boom over de herkomst van de waarde.

6. Laat het dossier van één boom zien

   Alle controles en maatregelen door de jaren heen, met datum en persoon, en als document dat je naar een verzekeraar kunt sturen.

7. Geef ons alles terug

   Sluit af met een export van het hele bestand, met de zojuist ingevoerde gegevens. Open het bestand dezelfde dag in je eigen GIS of in Excel.

Laat de mensen die ermee gaan werken de demo punten geven, elk voor hun eigen onderdeel. Een controleur ziet in vijf minuten wat een inkoper in een offerte niet leest.

Zo loopt het script in IDA. Een ronde begint als selectie op de kaart en wordt een project. De aannemer krijgt toegang per project en werkt in een webapp op zijn telefoon, zonder installatie. Nieuwe bomen en afwijkingen komen in een wachtrij voor jouw beoordeling, en de tijdlijn per boom exporteer je als PDF. Hoe het werk met een aannemer hoort te lopen, lees je in samenwerken met een aannemer.

Vragen over je gegevens: eigendom en export

Je bomenbestand gaat langer mee dan welk pakket ook. Stel deze vragen schriftelijk, en laat de antwoorden in het contract opnemen. In IDA exporteer je zelf, naar Excel, CSV, shapefile en GeoJSON, en is er een API om te koppelen met je eigen systemen.

• Van wie zijn de gegevens, de foto's en de historie? Het antwoord hoort te zijn: van jou.
• In welke formaten krijg je ze terug, en zit de historie erbij of alleen de laatste stand?
• Kun je zelf exporteren, op elk moment, of moet je erom vragen?
• Wat gebeurt er met je gegevens na opzegging, en binnen welke termijn?
• Is er een gedocumenteerde API, en wat kost het gebruik ervan?
• Waar staan de gegevens, en wie kan erbij?

Wat het in totaal kost

Prijsmodellen verschillen: per boom, per gebruiker, per module, of een combinatie. Maak ze vergelijkbaar door elke leverancier hetzelfde rekenvoorbeeld te laten invullen, voor jouw aantal bomen en jouw aantal mensen, over de hele looptijd.

Vraag daarin apart naar de import van je bestaande bestand, de inrichting van formulieren en keuzelijsten, training, accounts voor aannemers en hun ploegen, koppelingen, en wat er gebeurt als je bestand groeit. Tel je eigen uren mee, zeker bij een oplossing die je zelf inricht. Valt de opdracht onder de aanbestedingsregels, betrek dan je inkoopafdeling voordat je de eerste leverancier spreekt. De prijs van IDA is op maat, op basis van de omvang van je bomenbestand, met een offerte na een demo.

Hoe IDA op deze punten antwoordt

Leg IDA gerust langs het script hierboven, met je eigen bestand.

Je bestand zetten wij voor je over, wat je ook hebt, en daarna staat elke boom op de kaart. Een project heeft een type, zoals BVC, snoeien of kappen, en een formulier dat je zelf aanpast. De standaardformulieren gebruiken de klassen uit de sector, volgens Handboek Bomen.

Een afwijking uit het veld komt binnen met bewijsfoto's, en jij keurt hem goed of af. Van elke waarde van een boom is de herkomst bekend, met persoon en tijdstip. Vraag je om het dossier van één boom, dan zie je alle controles door de jaren heen, en exporteer je ze als PDF.

Wat je per module krijgt, staat op de pagina over het platform.

Plan een demo met je eigen script